Datenschutzerklärung
Stand: 5. September 2026
1. Verantwortlicher
Kostenakte
Alexander Goldgräbe
Kemptenerstraße 49a
89250 Senden
Deutschland
E-Mail: kontakt@kostenakte.de
2. Hosting und Bereitstellung der Website
Diese Website wird über Vercel bereitgestellt. Beim Aufruf der Website können technisch notwendige Verbindungs- und Zugriffsdaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufener Pfad, Browser-/Geräteinformationen sowie technische Diagnose- und Sicherheitsdaten.
Anbieter: Vercel Inc., USA. Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren, stabilen und missbrauchsgeschützten Bereitstellung der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb des Dienstes.
Die Speicherdauer technischer Plattform- und Serverdaten richtet sich nach der jeweils eingesetzten Vercel-Konfiguration sowie gesetzlichen und sicherheitsbezogenen Erfordernissen. Kostenakte schreibt Dokumentinhalte oder Kundendateinamen nicht absichtlich in eigene Fehlerprotokolle.
Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von Vercel.
3. Sicherheits- und Rate-Limit-Daten
Zum Schutz vor Missbrauch und zu vielen automatisierten Anfragen wird die IP-Adresse technisch für Rate-Limits verarbeitet. In der Anwendung wird sie hierfür nur vorübergehend im flüchtigen Arbeitsspeicher verwendet. Zusätzlich kann die Vercel-Firewall Anfragen anhand der IP-Adresse begrenzen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht im Schutz des Dienstes, der Infrastruktur und der entstehenden API- und Betriebskosten vor Missbrauch.
4. Dokumenten-Upload und KI-Analyse
Für die kostenlose Vorprüfung und eine anschließende Analyse werden das hochgeladene Angebot bzw. der Kostenvoranschlag, die Rechnung und gegebenenfalls ergänzende Dokumente sowie die vom Nutzer angegebenen Kontextinformationen an den Kostenakte-Server übertragen. Die Anwendung verarbeitet diese Daten ausschließlich, um den gewünschten Dokumentenvergleich zu erstellen.
Die hochgeladenen Dateien werden durch den Kostenakte-App-Code nicht dauerhaft gespeichert. Sie werden während der laufenden Anfrage verarbeitet und anschließend nicht als eigene Dokumentensammlung abgelegt.
Zur automatisierten Analyse werden die erforderlichen Dokumentinhalte an die OpenAI API übermittelt. Für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist die OpenAI-Vertragspartei grundsätzlich OpenAI Ireland Ltd., Irland. Nach den aktuellen Angaben von OpenAI werden API-Eingaben und -Ausgaben standardmäßig nicht zum Training der Modelle verwendet. Je nach verwendetem API-Endpunkt und Kontokonfiguration können API-Eingaben und -Ausgaben zur Bereitstellung des Dienstes und zur Missbrauchserkennung für bis zu 30 Tage aufbewahrt werden, sofern keine kürzere bzw. Zero-Data-Retention-Konfiguration greift oder eine gesetzliche Aufbewahrung erforderlich ist.
Rechtsgrundlage für die kostenlose Vorprüfung und Dokumentenanalyse ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung des vom Nutzer gewünschten Analysevertrags erforderlich ist.
Bitte laden Sie nur Unterlagen hoch, die für den Vergleich erforderlich sind. Besonders sensible Angaben, die für die Analyse nicht benötigt werden, sollten vor dem Upload geschwärzt werden.
Weitere Informationen: Datenschutz bei OpenAI für Geschäftsdaten.
5. Zahlungsabwicklung mit Stripe
Für kostenpflichtige Analysen wird Stripe Checkout verwendet. Beim Start und bei der Durchführung einer Zahlung werden Zahlungs- und Transaktionsdaten durch Stripe verarbeitet. Dazu können insbesondere Name, Zahlungsart, Zahlungsinformationen, Transaktionsdaten, IP-Adresse und technische Daten gehören.
Kostenakte erhält keine vollständigen Kreditkartendaten. Die Anwendung verarbeitet insbesondere die von Stripe bereitgestellte Checkout-Sitzungs-ID, Zahlungsstatus, Betrag, Währung und eine technische Fall-ID, um zu prüfen, ob die Analyse bezahlt wurde und ob sie für diesen Fall bereits genutzt wurde.
Für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum erfolgt die Stripe-Zahlungsabwicklung über die jeweils zuständigen Stripe-Gesellschaften in Irland. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragsabwicklung sowie, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Stripe.
6. Kontakt per E-Mail
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Nachricht der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung von Anfragen.
E-Mails werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung der Anfrage und gegebenenfalls zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.
6a. Freiwilliges Feedback nach der Analyse
Nach einer Analyse kann freiwillig eine Bewertung von 1 bis 5 Sternen und ein kurzer Kommentar abgegeben werden. Dabei werden durch die Feedback-Funktion keine hochgeladenen Dokumente, Dateinamen oder Dokumentinhalte automatisch mitgesendet. Bitte tragen Sie in das Kommentarfeld keine sensiblen personenbezogenen Daten ein.
Das Feedback wird zur Verbesserung von Kostenakte verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Qualitätsverbesserung des Dienstes. Technische Protokolldaten können im Rahmen der Bereitstellung über Vercel verarbeitet werden.
7. Cookies, Tracking und Werbung
Kostenakte verwendet Vercel Web Analytics zur anonymisierten Reichweitenmessung. Vercel Web Analytics verwendet nach Angaben von Vercel keine Cookies und verarbeitet nur anonymisierte bzw. aggregierte Nutzungsdaten. Erfasst werden insbesondere Seitenaufrufe sowie technische Angaben wie Referrer, Land, Gerätetyp, Betriebssystem und Browser. Ein von Vercel erzeugter Besucher-Hash wird täglich zurückgesetzt. Die Auswertung dient der Reichweitenmessung und Verbesserung von Kostenakte. Kostenakte verwendet kein eigenes Werbe-Tracking. Beim Wechsel zu Stripe Checkout können auf der Stripe-Seite technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien nach den dort geltenden Datenschutzbestimmungen eingesetzt werden.
8. Empfänger und Drittlandübermittlungen
Personenbezogene Daten können im Rahmen der beschriebenen Zwecke an Vercel, OpenAI und Stripe sowie deren erforderliche Unterauftragnehmer übermittelt werden. Dabei kann es – abhängig von der technischen Bereitstellung des jeweiligen Dienstes – auch zu Verarbeitungen außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums kommen. Die Anbieter verwenden hierfür die jeweils anwendbaren datenschutzrechtlichen Übermittlungsmechanismen und Schutzmaßnahmen.
9. Speicherdauer
Kostenakte speichert die hochgeladenen Dokumente im App-Code nicht dauerhaft. Technische Sicherheits-, Zahlungs- und Plattformdaten werden nur so lange verarbeitet bzw. gespeichert, wie dies zur Bereitstellung, Missbrauchsabwehr, Vertragsabwicklung oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Für Daten, die eigenständig von Vercel, OpenAI oder Stripe verarbeitet werden, gelten zusätzlich deren jeweilige Aufbewahrungsregeln und Kontokonfigurationen.
10. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, Berichtigung unrichtiger Daten, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie – bei einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen – ein Recht auf Widerspruch. Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese für die Zukunft widerrufen werden.
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an kontakt@kostenakte.de. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
11. Automatisierte Analyse
Die KI-Auswertung dient der verständlichen Aufbereitung der hochgeladenen Unterlagen. Kostenakte trifft keine rechtlich bindende Entscheidung über Ansprüche, Zahlungspflichten oder die Rechtmäßigkeit einer Rechnung. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Anbieter oder die tatsächliche Datenverarbeitung von Kostenakte ändern.